Outils collaboratifs : travaillez moins pour gagner plus !

Boostez votre croissance, restez proche de vos clients et collaborateurs en misant sur les nouvelles technologies dans votre gestion de projet. Le partage et la diffusion d’informations sont les clés du succès.

Placez la communication et la collaboration au cœur de votre stratégie digitale. Dans un monde de plus en plus connecté, impossible de faire l’impasse sur les plateformes collaboratives. En 2018, 58% des PME utilisent ces plateformes au quotidien.

Le travail collaboratif pour vous motiver... et motiver vos collaborateurs

Vous passez votre temps à jongler entre vos emails, votre agenda, les multiples versions de vos documents ? Accordez plus de temps à la prise de décision et la résolution de problèmes grâce au travail collaboratif :

• Développez une intelligence collective source de créativité et d’innovation. Avec une plateforme collaborative, vos équipes peuvent partager leurs connaissances, échanger de nouvelles idées et trouver plus rapidement des solutions.
• Gagnez en transparence et en visibilité en centralisant les documents dans un espace de partage accessible à tous. Diffusez les informations importantes sur un canal unique en utilisant un fil de discussion général.
• Motivez vos équipes. Le travail collectif a un impact positif sur la motivation. Grâce à une communication plus libre et immédiate, vos collaborateurs s’impliquent davantage dans leurs projets et sont plus efficaces.
• Facilitez la mobilité. Les plateformes collaboratives en ligne simplifient le télétravail et maintiennent le contact avec vos agents sur le terrain.

Fini les e-mails ?

Si l’email reste l’outil de communication électronique le plus utilisé au sein des entreprises il n’est plus vraiment adapté à la communication interne. Combien avez-vous d’emails non lus dans votre boîte de réception ? Retrouvez-vous facilement les documents envoyés par vos collègues ? Avec un flux d’emails constant, nos boîtes mail sont vite saturées. Il devient difficile de s’y repérer et de traiter tous les messages reçus.

La solution ? Utiliser un système de messagerie instantanée ou chat avec votre équipe pour diminuer le nombre de mails internes. Le chat comporte de nombreux avantages :

• Il facilite les échanges directs en temps réel.
• il est moins intrusif que le téléphone.
• Il permet de garder une trace écrite des informations importantes.
• Le temps de réponse aux messages est généralement inférieur à 5 minutes.
• Les messages courts particulièrement adaptés aux smartphones assurent une continuité de connexion sur le terrain.

Il existe plusieurs logiciels de messagerie instantanée très efficaces. Parmi ces solutions on retrouve :

Skype
messagerie instantanée appel audio et vidéo envoi de fichiers partage d’écran en vidéo utilisable sur ordinateurs, tablettes et smartphones	messagerie instantanée appel audio et vidéo envoi de fichiers partage d’écran interactif utilisable sur ordinateurs, tablettes et smartphones
Les +
enregistrement des appels vidéos appel vers les téléphones fixes et mobiles appel audio/vidéo de groupe gratuit*	conversations organisées en chaînes thématiques (projet particulier, équipe…) intégration de nombreuses applications externes (Dropbox, Google Agenda, Twitter…)

 * dans la limite de 10 utilisateurs en vidéo et jusqu’à 25 en audio

Retrouvez tous vos documents sans perdre de temps

Facilitez la co-production en éditant vos documents dans un espace virtuel ou cloud. Ne perdez plus de temps à chercher la bonne version de votre document : travaillez tous sur le même fichier ! En donnant à vos collaborateurs l’accès à un document unique, chacun pourra le compléter, l’annoter ou le commenter simultanément depuis son poste de travail. Le suivi des modifications se fait directement depuis le document.

Google propose un éditeur de documents en ligne gratuit et simple d’utilisation qui vous permet d’accéder à vos documents depuis n’importe quel terminal (ordinateurs, tablettes, smartphones).

Google Docs

édition de groupe simultanée modification de document en temps réel suivi des modifications avec historique des contributions retour facilité aux versions antérieures

Les +

tous vos documents sont sauvegardés dans  Google Drive  deux autres outils sur le même principe :          Google Sheets pour les feuilles de calculs          Google Slides pour les présentations

Le secret de la performance ? La centralisation

Agenda, email, messagerie, édition de documents, gestion de vos clients…

Vous avez besoin de plusieurs outils ? Optez pour une suite de productivité complète.

Avec une solution « tout-en-un », vous gagnez du temps sur l’installation, la prise en main et les mises à jour. Retrouvez tous les outils collaboratifs dont vous avez besoin au sein d’un même environnement.

• Plateformes collaboratives : ces plateformes regroupent à la fois des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentation), des outils de communication (emails, messagerie instantanée, appels téléphoniques, visio-conférences) et des outils de gestion de projet (agenda, prise de notes, tâches). Découvrez G Suite et Office 365 qui proposent des tarifs adaptés aux PME.
• Plateforme de gestion de la relation client ou CRM : un CRM vous aide à mieux gérer votre portefeuille client en centralisant vos données. Toutes vos équipes ont accès à l’historique des interactions avec vos clients. Elles peuvent les accompagner efficacement tout au long de votre processus de vente.

Développer votre chiffre d’affaires en dynamisant vos équipes. Mettez en place une stratégie digitale innovante basée sur le travail collaboratif !

Sources :

• État de l'art de la transformation interne des organisations - Tome 10 - Lecko - 2018
• La culture de la collaboration en progrès dans les entreprises - IPSOS - 18.01.2018
• Étude : état des lieux des plateformes collaboratives en entreprise -
  Ludwig Hervé - 12.12.2018
• La messagerie instantanée en entreprise et ses évolutions - Géraldine Gomaere - 01.08.2017